Как архивировать электронные письма в Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Чем больше вы используете свой почтовый ящик Microsoft Outlook, тем больше увеличивается ваш почтовый ящик. Если задуматься, это очень похоже на то, как бумаги обычно скапливаются у вас на столе. Но что делать, когда куча становится такой большой, что с ней нужно разбираться? Что ж, в реальной жизни вы можете найти время, чтобы отсортировать каждый документ и сохранить те бумаги, которые важны, и отбросить менее важные. К счастью, вы можете воссоздать тот же процесс в Outlook.

Все без исключения версии Outlook поддерживают архивирование. Более того, у вас есть несколько вариантов архивирования элементов в Outlook. Самый удобный способ - использовать AutoArchive для работы со старыми сообщениями, встречами и задачами. Другой способ сделать это - использовать ручное архивирование для перемещения сообщений в определенную папку. Но самый быстрый способ - использовать Архив кнопка, расположенная в файл Меню.

Имейте в виду, что Outlook сохраняет папку по умолчанию для архивирования, которую нельзя удалить. Архивирование электронной почты поможет вам поддерживать порядок в магазине, упростит поиск старых писем, сохранив при этом незагроможденный почтовый ящик.

Ниже у вас есть серия руководств, которые проведут вас по архивации элементов в Outlook всеми возможными способами. Давай начнем!

Метод 1. Ручное архивирование сообщений одним действием

Этот метод - самый быстрый способ переместить одно или несколько сообщений в папку архива. Эти заархивированные файлы останутся доступными через окно поиска или путем ручного перехода к Архив папка. Заархивированные элементы также можно просмотреть на мобильных устройствах, посетив Архив папка. Вот краткое руководство по ручному архивированию элементов в Outlook 2016:

1. Откройте Outlook и выберите одно или несколько сообщений в своем Входящие или любую другую папку.
2. Щелкните значок Архив значок внутри удалять группа. Значок архива отображается только внутри ленты в Outlook 2016.
   Заметка: Вы также можете нажать Клавиша Backspace для достижения того же результата.
3. Вы сможете найти свои сообщения внутри архивы папка.
   Заметка: Папка архива создается автоматически, даже если вы никогда не использовали ее раньше. Если вы не видите папку «Архив», перейдите в Файл> Учетная запись Office> Параметры обновления и нажмите на Обновить сейчас .

Метод 2: использование функции автоархивации

В Outlook есть автоматическая функция архивирования элементов, которая называется AutoArchive. Эту функцию можно запрограммировать на регулярное архивирование элементов. Все версии Outlook поддерживают архивирование. Разница в том, что автоархивирование отключено по умолчанию в Outlook 2010 и более поздних версиях.

После Автоархив включен, пользователи могут устанавливать свойства для каждой папки, которую они хотят заархивировать. Помните, что когда вы архивируете электронное письмо, оно будет перемещено в другой файл PST и больше не будет доступно в основном файле PST. Вот краткое руководство по включению и использованию AutoArchive:

Как включить и настроить автоархивирование

1. Превратить Автоархив дальше, перейдите к Файл> Параметры . Как только вы войдете в Outlook Настройки щелкните значок Продвинутый вкладку, чтобы переместить его вперед, затем нажмите Настройки автоархивации .
   Заметка: В Outlook 2007 и старше вы можете найти Автоархив настройки в Инструменты> Параметры> Другое .
2. Если все неактивно, вам нужно поставить галочку рядом с Запустить автоархивирование чтобы включить Автоархив.
   
3. Теперь пора настроить, как будет вести себя автоархивирование. Начните с выбора, как часто вы хотите запускать автоархив. По умолчанию это 14 дней, но если вы хотите, чтобы он оставался чистым, установите его где-то между 2 и 6.
   
4. Если вы хотите получать уведомления до запуска автоархивации, установите флажок рядом с Запрашивать перед запуском автоархивации . Рекомендуется оставить этот параметр включенным, поскольку автоматическое архивирование может помешать вашей работе.
   
5. Чтобы избежать заполнения вашего архива ненужными электронными письмами, рекомендуется оставить Отметить 'Удалить просроченный адрес электронной почты' . Если вы отключите Архивировать или удалять старые элементы, только просроченные сообщения будут полностью удалены.
   
6. Если вы хотите, чтобы ваша архивная папка была видна внутри Outlook, вам необходимо включить Показать архивную папку в списке папок.
   
7. Теперь установите настройки папки по умолчанию для архивирования.
8. Затем включите переключатель рядом с Переместить старые предметы в и нажмите Просматривать , чтобы указать путь, по которому вы хотите заархивировать свои элементы. Ударил Хорошо для подтверждения ваших настроек.
   

После того, как вы включили и настроили AutoArchive, он автоматически выполнит свою работу в нужное время. Вы можете убедиться, что он работает, проверив, Архивы папка заполняется.

Настройка свойств автоархивации для отдельных папок

После завершения настройки функции AutoArchive вы можете добавить дополнительный уровень управления, установив определенные свойства для каждой из ваших папок. Это обычная практика для таких папок, как Удаленные предметы или же Спам чтобы использовать свойства автоархивации, отличные от свойств основной папки электронной почты.
Заметка: Если вы не задали отдельные настройки автоархивации для папки, она автоматически будет использовать глобальные настройки автоархивации, указанные выше.

Вот краткое руководство по настройке отдельных свойств автоархивации для папки:

1. Щелкните правой кнопкой мыши папку, которую вы хотите обработать преимущественно, и нажмите Свойства.
   
2. Щелкните значок Автоархив вкладку, чтобы переместить его вперед. Здесь у вас есть набор настроек, которые будут применяться только к этой папке.
   
3. Вы можете отключить автоархивирование для этой папки, нажав на Не архивировать элементы в этой папке .
   
4. Чтобы отменить глобальные настройки AutoArchive, нажмите Заархивируйте эту папку, используя эти настройки и внесите свои изменения ниже. Нажмите Применять для подтверждения ваших настроек.
   Заметка: Имейте в виду, что эти настройки не применяются ни к одной из подпапок этой конкретной папки. Вам нужно будет изменить каждую из них.

Метод 3: архивирование писем вручную с помощью инструментов очистки

Если вы не большой поклонник автоматизации, есть решение среднего уровня, которое позволит вам выполнять массовое архивирование с еще большим контролем. С помощью этого метода вы можете заархивировать всю папку вместе с ее подпапками. Если вы не хотите ждать, пока сработает автоархив, вы можете сделать это самостоятельно и выбрать, куда вы хотите их сохранить. Вот что вам нужно сделать:

1. Щелкните значок файл вкладка, затем перейдите к Информация и разверните раскрывающееся меню из Инструменты для очистки. Выбрать Архив из раскрывающегося меню.
   
2. Выбрать Заархивируйте эту папку и все подпапки и щелкните папку, которую хотите заархивировать.
   
3. Если вы хотите, чтобы все ваши данные Outlook были заархивированы, щелкните свой адрес электронной почты вверху списка.
   
4. Используйте раскрывающееся меню рядом с Архивировать элементы старше , чтобы выбрать самую последнюю дату для архивирования элементов. Все элементы старше даты, указанной в этом меню, будут заархивированы.
   
5. Вы можете заархивировать элементы, которые ранее были исключены из автоархивации, установив флажок рядом с Включать элементы с помощью автоархивации .
   
6. Использовать Просматривать нажмите кнопку, чтобы указать путь, по которому вы хотите сохранить свой PST-архив. Нажмите Хорошо чтобы запустить процесс.
   

Вскоре вы заметите, что некоторые электронные письма будут перемещены из папок по умолчанию в заархивированный файл PST.
Заметка: Архивный файл должен стать доступным в Outlook в виде папки. Если по какой-то причине он не попадает в файл и нажмите Открыть и экспортировать . Затем нажмите на Открыть файл данных Outlook , перейдите в папку с вашим архивом и нажмите Хорошо .