Как поделиться своим календарем Outlook с другими людьми

В зависимости от вашей работы может наступить время, когда вам нужно будет предоставить кому-то доступ к вашему плотному графику. Если у вас есть помощник руководителя, вам, вероятно, потребуется предоставить доступ к своему календарю на постоянной основе. Совместное использование календаря также полезно, когда вы отправляетесь в поездку и вам нужно, чтобы кто-то другой заменил вас на работе до вашего возвращения.

Независимо от ваших причин Outlook предоставляет нам несколько способов поделиться своим расписанием. Вы можете позволить кому-нибудь взглянуть на ваш календарь, отправив снимок в различных формах, или, что еще лучше, отправив приглашение.

Но что действительно делает общий доступ к календарю Outlook отличным, так это то, что он не ограничен папкой календаря по умолчанию. Если у вас несколько папок календаря, вы можете выбрать, к каким из них вы хотите предоставить общий доступ. Это отлично подходит для тех ситуаций, когда вам нужно поделиться папкой календаря для определенного проекта со своими коллегами. Вы можете пойти еще дальше и предоставить своим коллегам возможность изменять встречи и события в вашем календаре. Если вы уже используете Office 365 или другую учетную запись на базе Exchange, вы можете отправить приглашение к совместному использованию, чтобы получатель мог просматривать ваш календарь в своем собственном списке календарей.

Если у вас есть какие-то вещи, которые вы хотите скрыть от них, вы можете сделать это легко. Каждый контакт, задача или сообщение в Outlook можно пометить как личные, чтобы другие пользователи, у которых есть доступ к этой общей папке, не могли их видеть. Наилучший способ обмена информацией календаря во многом зависит от того, какой тип серверов используете вы и ваш получатель.

Ниже у вас есть набор методов, которые позволят вам поделиться информацией календаря Outlook. Следуйте методу, который подходит для вашей версии Outlook и служит вашей цели.

Метод 1. Отправка календаря по электронной почте (все версии Outlook)

Если вы решите отправить календарь Outlook по электронной почте, он будет доставлен в почтовый ящик получателя в виде вложения. Получатель найдет снимок календаря в теле сообщения электронной почты.

Прежде чем вы отправите моментальный снимок календаря, вы можете отредактировать различные визуальные аспекты, включая изменение шрифта и выделение определенных дней или часов. Вот краткое руководство по отправке календаря Outlook:

Заметка: Руководство было написано с использованием Outlook 2016. Если вы используете старую версию Outlook, проверьте абзацы примечания, чтобы узнать точные пути в более старых версиях.

1. в Панель навигации , нажми на Значок календаря в нижнем левом углу экрана.
   Заметка: Для Outlook 2007 - разверните Панель навигации а затем нажмите на Поделиться моим календарем.
2. Теперь нажмите на Вкладка 'Главная' чтобы развернуть его, затем нажмите Электронная почта Календарь.
   
3. Щелкните раскрывающееся меню рядом с Календарь и выберите календарь, который хотите отправить.
4. Использовать Диапазон дат чтобы установить период календаря, который вы хотите отправить по электронной почте. Если варианты по умолчанию недостаточно конкретны, вы можете использовать Укажите даты возможность выбрать конкретный диапазон дат.
   
5. Затем вы можете выбрать один из разных уровней детализации, который будет включен в снимок календаря. Если вы хотите включить всю информацию, нажмите Полная информация .
6. Когда вы будете удовлетворены своим выбором, нажмите Хорошо .
7. Вскоре после того, как вы нажмете Хорошо , должно открыться новое письмо. Использовать Чтобы поле, чтобы включить каждого человека, которому вы хотите отправить свой календарь. Вы также можете включить сообщение, но это совершенно необязательно. Ударь послать кнопку, чтобы поделиться своим календарем по электронной почте.
   
8. Получатель сможет увидеть снимок вашего календаря с периодом, который вы ранее выбрали с помощью Диапазон дат . Помимо снимка, в электронном письме также будет iCalendar (.ics) файл, который можно открыть в Outlook или аналогичной программе, принимающей этот формат.
   

Метод 2: совместное использование календаря с пользователями Exchange (Outlook 2016, Outlook 2010)

Outlook также позволит вам поделиться своим календарем с другими людьми через встроенный способ. Но имейте в виду, что для работы этой функции вам потребуется учетная запись электронной почты Microsoft Exchange или Office 365. Также есть вероятность, что ваша учетная запись могла быть настроена так, чтобы не разрешать совместное использование календаря. Если у вас есть средства, вам нужно сделать следующее:

1. Щелкните значок Значок календаря в нижнем левом углу экрана.
2. Разверните Главная вкладка и нажмите Поделиться календарем.
   
3. Вскоре после этого откроется новое окно электронной почты. Вставьте человека, с которым вы хотите поделиться своим календарем, в Чтобы коробка.
4. Щелкните раскрывающееся меню рядом с Детали чтобы указать уровень подробностей, которые будут предоставлены этому конкретному человеку.
   
5. Нажмите послать чтобы отправить приглашение другому человеку.
6. Человек на другой стороне получит электронное письмо с приглашением. Все, что им нужно сделать, это нажать на Откройте этот календарь.
   

Заметка: Если вы столкнулись с ошибкой при попытке отправить приглашение к совместному использованию, возможно, вы пытались поделиться более подробной информацией, чем поддерживается вашей организацией. Если вы видите сообщение об ошибке ниже, выберите другой уровень детализации в разделе Детали.

Метод 3: печать календаря Outlook (любая версия Outlook)

Старомодный способ поделиться своим Календарь Outlook физически распечатать его. Вы можете быстро распечатать только текущий день, неделю или целый месяц. Кроме того, вы можете выбрать печать конкретных дат, используя Навигатор по датам. Вот краткое руководство, как это сделать:

1. Разверните файл вкладку ленты и щелкните Распечатать.
   
2. Теперь вам нужно выбрать активный принтер. После этого перейдите к Параметры печати и определитесь с диапазоном дат и стилем своего календаря.
3. У вас есть несколько стилей печати на выбор, включая Еженедельный стиль, Еженедельная повестка дня, Повседневный стиль и Ежемесячный стиль.
   
4. Теперь убедитесь, что вы выбрали правильный диапазон из Диапазон печати. Если вы хотите исключить личные встречи, установите флажок рядом с «Скрыть подробности личных встреч».
   
5. Рекомендуется просмотреть окончательный результат перед его распечаткой. Вы можете легко это сделать, щелкнув Предварительный просмотр кнопка. Используйте всплывающее окно предварительного просмотра, чтобы определить потенциальные проблемы и внести необходимые изменения.
6. Ударь Распечатать , когда вы будете готовы распечатать календарь Outlook.